İstanbul Gelişim Üniversitesi, tarihsel ve akademik mirasını geleceğe taşımak amacıyla “Dijital Arşiv Projesi”ni hayata geçirdi. Geleneksel yöntemlerle tutulan fiziksel arşiv yapıları; yangın, deprem, sel gibi doğal afetlere karşı dayanıksız olduğu için kayıp ve hasar gören belgeyi geri getirmek neredeyse imkansız. Dijital arşiv ile birlikte tüm bu riskleri ortadan kaldırmak hedefleniyor.
“Sürdürülebilir Kalkınma Amaçları”nı benimseyerek, çevresel sürdürülebilirlik başta olmak üzere her alanda sürdürülebilirlik çalışmalarına önem veren İstanbul Gelişim Üniversitesi (İGÜ), doğal kaynakların etkin bir şekilde kullanılmasına yönelik uygulamalarda bulunuyor. Yeni dijital arşiv sistemi, geniş bir belge yelpazesini dijital formatta saklamayı ve erişimi kolaylaştırmayı sağlıyor. Öğrenciler, akademisyenler ve idari personel artık arşiv belgelerine çevrim içi olarak, herhangi bir yerden ve herhangi bir zamanda ulaşabiliyor.
Dijital arşivde; üniversitenin kuruluş tarihinden itibaren yapılan tüm yazışmalar, öğrenci özlük dosyaları, personel dosyaları vb. belgeler yer alıyor. Dijital arşiv projesi, kullanıcıların bilgiye kolay ve hızlı erişim sağlayabilmesi için modern ve gelişmiş bir arayüz kullanıyor. Arşiv içerisinde yer alan belgeler ve içerikler; anahtar kelimeler ve kategorilere göre aranabiliyor.
İGÜ kağıt israfının önüne geçiyor!
Her ne kadar daha az kağıt kullanımı ve kağıtların geri dönüştürülmesi günümüzde kurumların çok önem verdiği konulardan biri haline gelse de, hala kağıtsız ofisler ile dönüştürülebilecek birçok alan bulunuyor. Kağıtsız ofise geçişin parçalarından bir tanesi de, aslında dijital arşive geçerek kağıt ve benzeri ofis gereçlerini azaltmaktan geçiyor. İstanbul Gelişim Üniversitesi; dijital arşive geçerek gereksiz kağıt kullanımını engelleyerek çevreyi korumayı hedefliyor. Projenin hayat bulması ile İGÜ, yeni kayıt döneminde elden belge teslim almayıp tüm belgeleri dijital ortamda teslim alarak öğrenci özlük dosyalarını dijital ortamda oluşturdu.
“Dijital Arşiv Proje” çalışmaları 19 Ağustos 2024 tarihinde başlayarak kısa sürede 131656 dosya 339049 belge dijital ortama aktarıldı.
İstanbul Gelişim Üniversitesi arşivine
https://dijitalarsiv.gelisim.edu.tr/login.aspx adresinden ulaşılabilir. Kullanıcı adı ve şifreyle giriş yaparak yetki dahilinde olan belgeleri görüntülenebilir.
